الإعدادات في نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) مهمه جدًا

نظام إدارة شئون الموظفين 

إعدادات الشركة والأنشطة ذات الصلة:

يعتبر الإعداد أهم نظام وأكثرها أهمية في برنامج Hinawi Software. نفخر بتقديم هذا النظام التي تسمح للعملاء ببناء احتياجاتهم الخاصة ووضع سياسات وقواعد الشركة.

ضمن إعدادات الشركة نقوم بدمج كل من معلومات الإعداد غير الرسمية والأنشطة اللاحقة في مكان واحد حتى يتمكن المستخدمون من فهمها بسهولة.

يُنصح بشدة أن يقوم المستخدم المسؤول بإجراء الإعدادات قبل استخدام النظام للحصول على النتائج وفقًا لسياسة الشركة.

ملاحظة:

فقط المستخدم المسؤول لديه حق الوصول إلى الإعدادات لذلك المستخدم في هذا المستند هو المسؤول.

ملف → وحدات الإعداد → إعدادات HRMS → الإعدادات العامة تحتوي على ما يلي:

1. إعدادات الشركة

• هنا، يمكن للمستخدم إنشاء شركة جديدة.
• يسمح النظام للمستخدمين بإنشاء أي عدد من الشركات في نفس قاعدة البيانات أو إنشاء قواعد بيانات منفصلة لكل شركة.
• تساعد هذه الميزة في إدارة الشركات المتعددة.
• سيكون هناك إعداد منفصل وتقارير ومستويات وصول لكل شركة.

2. إعداد الراتب الأساسي والبدلات (شهريًا)

3. إعداد مدفوعات المزايا

4. إعداد المزايا المقدمة

5. إعداد أنشطة الموارد البشرية

6. سياسة الجدول الزمني

7. إعداد الضرائب

8. الإعدادات العامة

9. خروج

Note:

When the icon is Gray, the setup is not done.

شركة جديدة / معالج إنشاء شركة:

لإنشاء شركة جديدة، انتقل إلى:

ملف → وحدات الإعداد → إعدادات HRMS → الإعدادات العامة → إعداد الشركة → شركة جديدة

جميع المعلومات التي تحمل علامة (*) يجب ملؤها.

ملاحظة:

• يجب ملء الاسم باللغة الإنجليزية.
• إذا احتاج المستخدم إلى تشغيل البرنامج باللغة العربية، فيجب عليه ملء جميع الحقول باللغة العربية.
• حدد المربع "تضمين معلومات المعلم في السيرة الذاتية" إذا كنت تعمل في مجال المدارس.
• استخدم F2 لإضافة المزيد من العناصر أو الأسماء بسرعة في الحقول المنسدلة.

بدء العمل: يمكن للمستخدمين تعيين الشهر والسنة لبدء العمل لا يُسمح بإدخال المعاملات قبل هذا الشهر/السنة.

بدء كشوف المرتبات: يمكن للمستخدمين تعيين الشهر والسنة لبدء كشوف المرتبات للشركة لا يُسمح بإنشاء كشوف رواتب قبل هذا الشهر/السنة.

مثال:

إذا كان بدء العمل هو 01/2010 وبدء كشوف المرتبات هو 01/2014، فيمكن للمستخدم إنشاء موظفين جدد يجب أن يكون تاريخ انضمامهم بعد تاريخ بدء العمل، أي 01/2010. وإذا كان تاريخ انضمام الموظف هو 01/01/2011، فيجب أن يكون تاريخ سريان الراتب أكبر من أو يساوي تاريخ الانضمام.

لا يمكن للمستخدم إنشاء كشوف رواتب للموظف قبل 01/2014 لأن كشوف المرتبات تبدأ من 01/2014.

إعداد الأقسام:

هنا، يمكن للمستخدم تحديد المستويات التي يريد استخدامها للموظفين عن طريق تحديد الخيار المطلوب تفعيله في الشركة.

سيقوم النظام بفحص قسم الإعداد الافتراضي والمسمى الوظيفي ولا يمكن للمستخدم إزالتهما.

يمكن للمستخدم إضافة وربط المستويات المحددة في إعدادات الشركة ← إعداد الشركة ← إعداد القسم ثم إضافة أقسام ومواقع مختلفة للشركة.

سيتمكن المستخدم من عرض وتحديد المستويات (القسم، المسمى الوظيفي، إلخ) عند إنشاء موظف جديد.

بالنسبة للمستويات المختلفة، يمكن للمستخدم تعيين أنشطة مختلفة وإعداد الراتب الأساسي والبدلات ومدفوعات المزايا وإعداد المزايا المقدمة بشكل مختلف.

مثال:

إذا تمت إضافة قسم تكنولوجيا المعلومات وقسم العمليات في إعداد القسم وتمت إضافة موظفين لكل قسم فيمكن للمستخدم في هذه الحالة الحصول على أنشطة مختلفة وإعدادات رواتب لكل قسم.

الطباعة على ترويسة الورق:

يجب على المستخدم تحديد هذا الخيار إذا كان يريد الطباعة على ترويسة الشركة.

الطباعة على ورق عادي:

يجب على المستخدم تحديد هذا الخيار إذا كان يريد طباعة اسم الشركة أو شعارها أو كليهما في خطابات.

العنوان على التقرير:

هنا، يمكن للمستخدم إضافة العنوان على التقارير. املأ باللغة الإنجليزية إذا كنت تعمل باللغة الإنجليزية والعربية إذا كنت تعمل باللغة العربية.

طباعة الشعار على:

يمكن للمستخدم تحديد مكان طباعة الشعار من خلال القائمة المنسدلة.

• الضرائب: إذا تم تحديد "لا" للضرائب فسيتم تعطيل بنود الضرائب يمكنك تغييرها إلى "نعم" في أي وقت تريد فيه استخدام الضريبة.
• تطبيق الويب: إذا تم تحديد "لا" لتطبيق الويب فسيتم إخفاء جميع طلبات الويب المتعلقة بقوائم الموارد البشرية إذا تم تحديد "نعم" لتطبيق الويب فسيتم تعطيل النقل بين المواقع وتعيين الموظفين للمجموعة.
• عمر الموظفين: إذا تم تعيين عمر الموظفين بين 16 و 65 عامًا فلن يسمح النظام بوجود موظفين تقل أعمارهم عن 16 عامًا أو أكثر من 65 عامًا.

يمكنك عرض كيفية دفع / أخذ المبالغ إلى / من الموظفين. هنا، سيتم ملء وضع الدفع تلقائيًا من الإعدادات المتقدمة لكل نشاط. اختر وضع الدفع من الإعدادات المتقدمة لكل نشاط. على سبيل المثال، إذا تم تحديد وضع الدفع لـ EOS على أنه "الدفع من خلال كشف الراتب" من الإعدادات المتقدمة، فسيتم ملء وضع الدفع في هذه النافذة لـ EOS تلقائيًا بالقيمة "الدفع من خلال كشف الراتب". سيتم تحديث التغييرات في وضع الدفع من الأنشطة المتقدمة في هذه النافذة.

هام:

• إذا تم تحديد الدفع من خلال كشف الراتب:
  
  • تتم إضافة المبلغ المراد منحه للموظف إلى كشف الراتب في أعمدة.
  • يظهر أيضًا المبلغ المراد خصمه من الموظف في كشف الراتب.
• إذا تم تحديد الدفع من خلال قسيمة الدفع: لن يؤثر ذلك على كشف الراتب في أي من الأعمدة.
• إذا تم توفير تذكرة طيران كدفع من خلال كشف الراتب: فسيتم إضافتها في عمود إضافي من كشف الراتب لكل من موظفي الموارد البشرية وموظفي الجدول الزمني.
• بالنسبة لموظفي الجدول الزمني: لا يتم دفع راتب الغياب في عمود منفصل للدفع من خلال كشف الراتب. هنا، يتم دفع الراتب عن أيام الحضور. على سبيل المثال، إذا غاب الموظف لمدة يومين، فسيتم دفع الراتب لمدة 28 يومًا إذا كان الشهر 30 يومًا. لذلك، يظهر المبلغ لمدة 28 يومًا في كشف الراتب، وليس عمودًا منفصلاً لخصم الغياب.
• يمكنك دفع مقابل العمل الإضافي لموظفي الجدول الزمني فقط إذا كانت "حساب العمل الإضافي" نعم. سيتم عرض المبلغ في عمود منفصل باسم إجمالي العمل الإضافي.

بالنسبة لموظفي الموارد البشرية:

• في حالة غياب يوم واحد، سيتم خصم يوم واحد من إجمالي أيام الشهر بناءً على الإعداد. على سبيل المثال، إذا كان الإعداد هو أيام الشهر الفعلية ويتم خصم غياب الموظف من شهر يناير، فسيكون الراتب لإجمالي الأيام = 30 يومًا (31 - 1 = 30، سيتم خصم غياب يوم واحد). إذا كان الإعداد ثابتًا 30 يومًا ويتم خصم غياب الموظف من شهر يناير، فسيكون الراتب لمدة 29 يومًا.

بالنسبة لموظفي الجدول الزمني:

• نقوم بحساب أيام الحضور فقط. يعتمد دائمًا على أيام الشهر الفعلية. لذلك، عند وجود غياب، يمكنك تغيير الحالة إلى "غائب" ليوم الغياب ولن يتم احتساب ذلك اليوم.

تذكر أنه يمكن تعريف موظفي الشركة (مقسمة إلى جزأين) على أنهم موظفون أو موظفون موظفون في الوقت المحدد. سيحصل موظف الموارد البشرية على راتبه / راتبها تلقائيًا، لكن موظف الجدول الزمني لن يحصل على الراتب ما لم يتم ملء الجدول الزمني.

علامات تبويب أخرى:

• علامة التبويب "اقرأني": عند إنشاء شركة جديدة، يجب عليك قراءة هذا الجزء بعناية.
• علامة التبويب الشعار والخريطة: هنا، يمكنك إرفاق شعار الشركة وخريطتها وصورتها. عند الطباعة، سيتم عرض الشعار.
• علامة التبويب المخطط: يمكنك تحديد المخطط التنظيمي للشركة. انقر بزر الماوس الأيمن على المنطقة وانقر فوق "إضافة رأس" لإضافة رأس للمؤسسة. لا يرتبط هذا المخطط بإعداد القسم أو أي جزء / وحدة في النظام.

نظرًا لأن الإعداد هو أهم وأقوى نظام في (برنامج حناوي) ويسمح هذا النظام للعملاء ببناء احتياجاتهم الخاصة وتطبيق سياسات وقواعد الشركة دون الرجوع إلينا يوصى بشدة بأن يتأكد المستخدم المسؤول من اكتمال جميع الإعدادات قبل البدء في استخدام النظام للحصول على نتائج دقيقة وفقًا لسياسة الشركة.

الإعدادات الافتراضية المطلوبة قبل تشغيل النظام هي:

• سياسة الرواتب
• سياسة الإجازات والمعاشات التقاعدية
• الإعداد القياسي
• إعداد الإجازة
• جدول زمني (اختياري)
• إعداد القسم (اختياري)

** للحصول على خيارات متقدمة يمكن للمسؤول الانتقال إلى الإعداد المتقدم وتطبيق المزيد من الإعدادات وفقًا لسياسة الشركة استخدم الدليل أو اتصل بالدعم الفني إذا احتجت إلى أي مساعدة.**

يمكن للمستخدم تقسيم الموظفين إلى فئتين موظفين في شئون الموظفين وموظفين في الجدول الزمني يمكنه أن يقرر كيفية تصنيف الموظفين يمكنه وضعهم جميعًا في فئة واحدة أو تقسيمهم إلى فئتين الميزة الافتراضية في النظام هي اعتبار جميع الموظفين على أنهم شئون موظفين للتغيير إلى الجدول الزمني انتقل إلى قائمة Time Sheet ثم قم بتعيين الموظفين إلى الجدول الزمني.

بالنسبة لموظفي شئون الموظفين يتم إنشاء كشف الرواتب تلقائيًا ولكن بالنسبة لموظفي الجدول الزمني لا يتم إنشاء كشف الرواتب ما لم يتم ملء الجدول الزمني يجب على المستخدم ملء الجدول الزمني لكل موظف.

التغييرات بين الفئات ممكنة.

ملاحظة:

1. لا يمكن تغيير الأنشطة المعتمدة.
2. يُسمح بالتغييرات في الإعداد في المستقبل، لكنها لن تؤثر على الأنشطة / المعاملات المعتمدة مسبقًا.
3. يوصى بشدة بالموافقة على كل معاملة / نشاط إذا كنت تعتقد أنه لن يكون هناك تغيير عند الموافقة على نشاط ما فإنه سيغير حالة الموظف ويؤثر على معاملة الأرصدة.

1-2 تحرير الشركة

إعدادات الشركة ← إعداد الشركة ← تحرير الشركة

هنا يمكن للمستخدم تعديل تفاصيل إعداد الشركة كما هو مذكور في الخطوة 1-1

العلاقات الخطوات الرئيسية في أنشطة نظام إدارة الموارد البشرية

يخلق:

يحتوي النظام على المزيد من الخيارات مثل التحرير، الفراغ، الطباعة ……إلخ. إنه يعتمد على نموذج النشاط نفسه.

يعتمد:

في بعض الحالات، تكون الموافقة مطلوبة لإجراء الدفع.

تمت الموافقة على المشاركة في المحاسبة:: يتم النشر عن طريق إدخال دفتر اليومية. هناك خيار للتعريف المسبق للارتباط بحساب كل عناصر الراتب وحساب الأنشطة خيار التحديد المسبق للربط مع كل حساب من عناصر الراتب والأنشطة.

خيارات الدفع:

الخيارات هي WPS والنقد والشيك والتحويل البنكي. سوف يؤثر آخر الدفع على المحاسبة.

ملاحظة 1:

أي أنشطة يتم إنشاؤها في الوقت الحاضر ولها تأثيرات في المستقبل لا تتطلب موافقة فورية لأنها لن تؤثر على كشف راتب الشهر الحالي.

ملاحظة 2:

لا يمكن للمستخدمين إنشاء كشف راتب لأي شهر إلا إذا تم إنشاء الأشهر السابقة بالفعل. ومع ذلك، يجب متابعة الموافقة على كشف الراتب بالترتيب شهرًا بعد شهر.

ملخص العلاقة بين أنشطة نظام إدارة الموارد البشرية والمحاسبة.

يخلق:

يحتوي النظام على المزيد من الخيارات مثل التحرير الفراغ الطباعة ……إلخ إنه يعتمد على نموذج النشاط نفسه

يعتمد:

في بعض الحالات تكون الموافقة مطلوبة لإجراء الدفع

تمت الموافقة على الوظيفة في المحاسبة:

يتم النشر عن طريق إدخال دفتر اليومية. هناك خيار للتحديد المسبق للارتباط بحساب كل بند ونشاط من الراتب.

خيارات الدفع هي:

نظام حماية الأجور (WPS) والنقد والشيك والتحويل البنكي. سوف يؤثر آخر الدفع على المحاسبة.

ملاحظة 1:

أي أنشطة يتم إنشاؤها في الوقت الحاضر ولها تأثيرات في المستقبل لا تتطلب موافقة فورية لأنها لن تؤثر على كشف راتب الشهر الحالي.

ملاحظة 2:

لا يمكن للمستخدم إنشاء كشف راتب لأي شهر إلا إذا تم إنشاء الأشهر السابقة بالفعل. ومع ذلك، يجب متابعة الموافقة على كشف الراتب بالترتيب شهرًا بعد شهر.

>

>