إدارة شئون الموظفين - دليل الاستخدام

حالة موظف في شؤون الموظفين والرواتب

الإعدادات

 

تعد ميزة الاعدادات ضروريه لوضع لوائح الشركة وترتيباتها وسياسة التحكم الخاصة بها.

قبل تسجيل أي عمليات يجب على المستخدم إعداد ملف الشركة.

إذا لم يتم إجراء هذه الإعدادات فقد يجد العميل أن النتائج لا تتوافق مع سياساته ويحتاج إلى إعادة إدخال عملياته.

ولذلك تعتبر الإعدادات حيوية عند استخدام البرنامج من المهم جدًا أن نفهم هذا يعد نظام الإعداد أهم خطوة ويجب إجراؤها قبل استخدام البرنامج.

إدارة قائمة الموظفين

مقدمة:

تتضمن إدارة الموظفين في Hinawi ERP العديد من المهام والوظائف المصممة لمساعدة متخصصي الموارد البشرية وأصحاب الأعمال على إدارة القوى العاملة لديهم بشكل فعال وتشمل هذه المهام والوظائف ما يلي:

إنشاء وتحرير الموظفين الفرديين: تتيح لك هذه الوظيفة إنشاء سجل موظف جديد يمكنك إدخال المعلومات ذات الصلة بالموظف مثل الاسم ومعلومات الاتصال والحالة الوظيفية

إنشاء وتحرير مجموعة من الموظفين: تتيح لك هذه الميزة إنشاء سجلات متعددة للموظفين في وقت واحد وهو ما يمكن أن يكون مفيدًا عند تأهيل مجموعة كبيرة من الموظفين الجدد

قائمة أسماء الموظفين: تعرض هذه الميزة قائمة بجميع الموظفين في النظام والتي يمكن أن تكون مفيدة للوصول بسرعة إلى سجلات الموظفين وعرضها

الموظفون النشطون/غير النشطين: تسمح لك هذه الميزة بوضع علامة على الموظفين على أنهم نشطين أو غير نشطين اعتمادًا على حالة توظيفهم قد يكون هذا مفيدًا لتتبع الموظفين الذين يعملون حاليًا في شركتك

حذف الموظفين: تتيح لك هذه الميزة إزالة سجلات الموظفين من النظام يمكن أن يكون هذا مفيدًا لحذف معلومات الموظف القديمة أو غير الصحيحة يمكن للمستخدم حذف الموظفين لديها بالفعل معلومات البيانات

قائمة الموظفين: تتيح لك هذه الميزة عرض قائمة بجميع سجلات الموظفين في النظام للوصول إلى معلومات الموظف وعرضها بسرعة.

البحث عن الموظفين: تتيح لك هذه الميزة البحث عن سجل موظف محدد بناءً على معايير مختلفة مثل الاسم أو المسمى الوظيفي أو القسم.

عرض/طباعة ملف تعريف الموظف: تتيح لك هذه الوظيفة عرض أو طباعة ملف تعريف الموظف والذي يحتوي على معلومات تفصيلية حول بياناته الشخصية والمهنية والتوظيفية

مركز الموظفين: توفر هذه الميزة موقعًا مركزيًا لإدارة سجلات الموظفين ومهامهم مثل إنشاء سجلات موظفين جديدة وتحديث معلومات الموظفين وإدارة مستندات الموظفين

مخطط إحصائيات الموظف: تعرض هذه الميزة تمثيلاً رسوميًا لبيانات الموظف مثل عدد الموظفين في الأقسام أو المواقع المختلفة

إعادة توظيف الموظفين: تتيح لك هذه الميزة إعادة توظيف الموظفين السابقين الذين تركوا شركتك

استئجار المستندات: استخدم هذه الميزة لتحميل المستندات المتعلقة بالموظفين وإدارتها مثل العقود ومراجعات الأداء وشهادات التدريب

إنشاء مستند واحد: استخدم هذه الميزة لإنشاء مستند جديد لموظف واحد

إنشاء مجموعة من المستندات: تتيح لك هذه الميزة إنشاء مستندات متعددة في وقت واحد وهو ما يمكن أن يكون مفيدًا عند إعداد مجموعة كبيرة من الموظفين الجدد

تجديد مجموعة من المستندات: تتيح لك هذه الوظيفة تجديد مستندات متعددة في وقت واحد وهو ما قد يكون مفيدًا في تحديث مستندات الموظفين

قائمة مستندات الموظفين: تعرض هذه الميزة قائمة بجميع مستندات الموظفين في النظام والتي يمكن أن تكون مفيدة للوصول بسرعة إلى مستندات الموظفين وعرضها

تعيين الراتب والمزايا: تسمح لك هذه الوظيفة بتعيين رواتب الموظفين ومزاياهم مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد

إنشاء/تخصيص الرواتب الفردية: تتيح لك هذه الوظيفة إنشاء أو تعديل الراتب لموظف فردي

إنشاء مجموعة رواتب للموظفين الجدد: تتيح لك هذه الميزة إنشاء رواتب متعددة للموظفين في وقت واحد، وهو ما يمكن أن يكون مفيدًا عند إعداد مجموعة كبيرة من الموظفين الجدد

تخصيص مجموعة الرواتب: تتيح لك هذه الميزة تعديل الرواتب لعدة موظفين في وقت واحد، وهو ما قد يكون مفيدًا عند إجراء تغييرات على الرواتب بشكل مجمّع

 

يسمح لمستخدميه بتسجيل جميع معلومات ذات الصلة بالموظفين يمكن للمستخدمين الاستفادة من جميع السمات الأساسية التي توفرها إدارة الموظفين على النحو التالي:

تسجيل معلومات الموظف:

تسمح هذه الميزة بتسجيل المعلومات الشخصية مع الصور ويوفر جميع المعلومات الأخرى المرتبطة بهؤلاء الموظفين على سبيل المثال: تحديد الراتب والبدلات والمستندات الأساسية اللازمة لذلك الموظف.

يحتوي ملف الموظف عادة على مجموعة متنوعة من المعلومات حول الموظف بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:

يجب أن تقوم قاعدة بيانات الموظفين بتسجيل وتتبع مجموعة متنوعة من معلومات الموظف بما في ذلك:

الاسم وتاريخ الميلاد والعنوان ومعلومات الاتصال

الوظيفة وتاريخ التعيين وعقد العمل

الراتب والمكافآت ومراجعة الرواتب السنوية ومعلومات الحساب البنكي

ساعات العمل القياسية بداية ونهاية العمل وتسجيل الوقت

تقييمات ومراجعات الأداء

التدريب والشهادات والتراخيص والتصاريح

المعلومات الشخصية مثل الهوايات والاهتمامات

مركز الموظفين:

إنه مركز مركزي حيث يمكن جلب جميع معلومات الموظف وعرضها حسب الحاجة فهو يسمح للمستخدمين بالوصول إلى جميع المعلومات المتعلقة بموظفيهم على الفور

إعادة توظيف الموظف:

سيسمح هذا بإعادة توظيف الموظف الذي انتهت خدمته

التوظيف:

يسمح للمستخدمين بإدارة التوظيف لشركتهم يمكن للمستخدمين الاستفادة من جميع السمات الأساسية التي يوفرها التوظيف يمكن للمستخدمين تسجيل معلومات حول المرشحين المهتمين بالحصول على منصب في الشركة

يمكن للمستخدمين إنشاء تقارير بتنسيقات مختلفة. تتوفر تقارير لمحتوى مختلف.

تتضمن تقارير نظام إدارة الموارد البشرية أكثر من 40 تقريرًا:

  • الجدول الزمني حسب تقرير الموظف.
  • تقرير المشاريع.
  • إجازة، إعارة، غياب، نهاية الخدمة … الخ.
  • تقرير تفصيلي عن كشف الراتب.
  • صحيفة الوقت تقارير مفصلة قسيمة الراتب.
  • دفاتر الأستاذ للموظفين ترك القروض، وأكثر من ذلك.
  • المدفوعات لجميع أنواع.
  • WPS.
  • تقرير التوظيف.
  • أحكام الإجازة ونهاية الخدمة.
  • تذكير لجميع الوثائق.
  • المطبوعات والتصدير إلى Excel.
  • و أكثر من ذلك بكثير.

ملحوظة:

يمكن تصدير كافة التقارير إلى التفوق.

تعليمات حول كيفية استخدام وحدة إدارة الموارد البشرية في برنامج حناوي
تاريخ النفاذ: يجب على المستخدم التأكد من هذا التاريخ قبل الحفظ. يرتبط هذا التاريخ بالعديد من الأنشطة في النظام وسيؤثر على المبلغ الموجود في كشف الراتب.
يرجى قراءة جميع الرسائل بعناية قبل حفظها.
تحقق دائمًا من حالة الموظف وحالة كشف الراتب إذا كان النظام لا يسمح لك بمواصلة الحفظ أو إذا كان الموظف لا يظهر في كشف الراتب.
متابعة قواعد النظام وخطواته أمر مهم للغاية. إنها مسؤولية العميل في حالة انتهاك القواعد.
إذا كان لدى الموظف عدة إجازات، فيجب على المستخدم إنشاء "إجازة عودة" لكل واحدة. لا يوجد قالب أو نموذج لإرجاعه لجميع الأوراق.
يمكن للمستخدمين إنشاء قروض متعددة في وقت واحد، ولكن الموافقة ضرورية لمواصلة الدفع والعمليات الأخرى.
إذا كان العميل يستخدم نموذجًا محددًا مسبقًا لإنشاء الإضافات / الخصومات ويكون الترحيل في كشف الراتب تلقائيًا، فلن تكون الموافقة مطلوبة في هذه المهنة.
حساب رصيد الأجازات السنوية: يقوم النظام بقراءة كامل الأيام المستحقة من تاريخ الالتحاق حتى تاريخ بدء الإجازة مطروحاً منها إجمالي عدد الأيام التي تم أخذها واستخدامها من قبل حتى تاريخ استحقاق هذه الإجازة، والفرق بينهما هو يعتبر بمثابة رصيد الإجازة السنوية جاهز للاستخدام.
في حالة استخدام الرصيد الافتتاحي ومعرفة رصيد الإجازات، لن يقوم النظام بأخذ تاريخ الانضمام؛ وبدلاً من ذلك، سيستغرق الأمر اليوم التالي للرصيد الافتتاحي للإجازة. ولذلك، يتم تجاهل تاريخ الانضمام.
تحتاج معظم الأنشطة إلى موافقة قبل إنشاء كشف الراتب؛ هذه الموافقة إلزامية، والطماطم تؤثر على كشف الراتب. ومع ذلك، فإن أي أنشطة بدأت في الوقت الحاضر ولها آثار في المستقبل لا تتطلب موافقة فورية لأنها لن تؤثر على كشف راتب الشهر الحالي. مثال: يتم إنشاء الإجازة السنوية واختيارها بعد ستة أشهر.
لا يمكن للمستخدمين إنشاء كشف راتب لأي شهر ما لم يتم إنشاء الأشهر السابقة بالفعل. ولذلك، يتم إنشاء أوراق الرواتب بالترتيب ولا يمكن تخطيها. ومع ذلك، يجب متابعة الموافقة على كشف الراتب بالترتيب شهرًا بعد شهر. مثال: موافقة شهر مارس يجب أن تتم بعد موافقة شهر فبراير وسائر الأشهر التي تسبقه.
يمكن للنظام اعتماد كشف الراتب الجزئي من خلال اختيار اسم الموظف أو الوظيفة المختارة أو القسم.
بمجرد تحديد تاريخ بدء الرواتب وإنشاء كشف الرواتب، لن يسمح النظام بالتغيير إلى أي تاريخ سابق. مثال: إذا كان تاريخ بدء إعداد كشوف المرتبات هو يناير 2020، فلن يتمكن المستخدمون من العودة مرة أخرى إلى موعد لاحق؛ ومن ثم تم إنشاء كشف الرواتب لشهر يناير 2020.
تذكر نشر الأنشطة المعتمدة في المحاسبة قبل الموافقة عليها. سيسمح النظام بالدفع بعد الترحيل إلى قسم المحاسبة أولاً.
يجب أن يكون دفع أنشطة الموظف من رجال إدارة الموارد البشرية، وليس من قائمة المحاسبة.
في حالة دفع الرواتب للموظفين، لا توجد طريقة ممكنة لدفع الرواتب على مراحل؛ يتم دفع الراتب بالكامل مرة واحدة.
لا يمكن تقسيم الدفعة في كشف الرواتب لنفس الموظف، مما يعني أنه يجب تحديد نوع واحد فقط من الدفعات.
بخصوص إيقاف/تحرير الراتب:
يرجى استخدام نشاط إيقاف/تحرير الراتب للموظفين الذين تغيبوا فجأة لبعض الوقت دون أي ملاحظة سابقة، على سبيل المثال، 1،2، أو 3 أيام، بدلاً من تقديم إشعار سابق.
ومع ذلك، إذا أبلغ الموظف الشخص المسؤول عن غيابه لعدة أيام أو أسابيع أو أشهر، ففي هذه الحالة، يجب استخدام "إجازة بدون أجر" بدلاً من "إيقاف / تحرير الراتب" لأن هذا هو ما يوصى به.
يتم استخدام نشاط العمال الهاربين عندما تكون هناك بيانات رسمية بأنهم تركوا الوظيفة أو البلد؛ في هذه الحالة، يتم تحديد هذا الموظف كـ Run Away.
بمعنى آخر، العمال الهاربون يشبهون أولئك الذين توقفوا عن الراتب. ومع ذلك، فإن الفرق هو أن إيقاف الراتب يحدث عندما يكون من المحتم أن يكون الموظف في البلد، أو لديه سبب شخصي، أو تم الاتصال به من قبل مستخدم الموارد البشرية عبر الهاتف. ومع ذلك، فإن العمال الهاربين يتواجدون عندما لا يكون موقعهم الحالي متأكدًا بنسبة 100%.

في حالة الإضافة/الخصم، حدد مسبقًا النموذج (وليس النموذج):-
أي أنشطة تم إنشاؤها من خلال هذا النموذج ولم يتم استخدامها بعد فيما يتعلق بالشهر الحالي أو أي شهر سابق لأي سبب من الأسباب، مثل وجود الموظف في إجازة، أو توقف الراتب، وما إلى ذلك. في هذه الحالة، سيظل النموذج موجودًا دون التسبب أو التأثير على كشوف الرواتب المستقبلية نظرًا لأن هذا مجرد نموذج. ولذلك، يجب على المستخدم الرجوع يدويًا إلى القالب وتغيير الشهر الذي سيتأثر فيه.
يشبه هذا "التعريف المسبق لقوالب الفاتورة وقوالب عروض الأسعار" في "وحدة المحاسبة".
وفي الوقت نفسه، يكون لهذا القالب تأثير عند إنشاء نشاط "نهاية الخدمة" إذا كان ترحيل هذا القالب تلقائيًا ويجب أن يكون القالب نشطًا.
سيقوم النظام بإضافة مبالغ النموذج في تسوية EOS بدءًا من شهر EOS الحالي وما بعده.

ومع ذلك، في نموذج "الإضافات/الخصومات"، سيتم أخذ المعاملات المستقبلية في الاعتبار واحتسابها تلقائيًا عند إنشاء نشاط "نهاية الخدمة".