تعليمات وإرشادات هامة جداً
يرجى العلم أنه كعميل لدينا، تقع على عاتقك مسؤولية حماية بياناتك وإدارتها. إن اتباع الإرشادات المقدمة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على سرية معلوماتك وأمانها.
قد يؤدي عدم الامتثال للإرشادات إلى عواقب وخيمة ستتحمل المسؤولية عنها.
العميل هو المسؤول النهائي عن حماية بياناته.
تحديد تاريخ الإغلاق
أكمل البيانات الناقصة
النسخ الاحتياطي للبيانات
عدم عمل نسخ احتياطية إضافية للبيانات يعني عدم حمايتها؛ سوف تفقد سنوات عديدة من البيانات.
سيكون العميل مسؤولاً مسؤولية كاملة عن النتائج.
استمر في التحقق من تقاريرك
إذا لم يتم فحص البيانات بشكل مستمر، فإن ذلك يؤدي إلى التأخير في اكتشاف أخطاء المستخدم.
سيكون العميل مسؤولاً مسؤولية كاملة عن النتائج.
احصل على أحدث نسخة
يرجى البقاء على اتصال معنا لتثبيت الإصدار الأحدث لأنه سيعمل على تحسين الإصدار الحالي لديك.
يكون العميل مسؤولاً مسؤولية كاملة عن النتائج إذا لم يتم تحديث البرنامج بشكل دوري.
مجموعات الواتساب
لضمان السلامة والكفاءة، يكون مشرف مجموعة واتساب مسؤولاً عن إجراء مراجعات منتظمة لجميع أعضاء المجموعة.
تقع على عاتقه مسؤولية التأكد من أن كل عضو يفي بالتزاماته وإزالة أي عضو غير مصرح له بالتواجد بالجروب خاصة الغير عاملين في شركتكم.
سياسة ترخيص كويك بوكس
نود إبلاغ عملائنا الكرام بأن سياسة “كويك بوكس” الجديدة تتطلب اشتراكًا سنويًا، ولم يعد خيار شراء الرخصة لمرة واحدة متاحًا. كما تنص سياسة الشركة على ضرورة تحديث الإصدارات القديمة، حيث إنها تشكل خطرًا كبيرًا على أمان البيانات.
يجب على كل عميل شراء آخر التحديثات، ولن يحصل العملاء الذين لديهم إصدارات قديمة على الدعم من الشركة المالكة للبرنامج. بالإضافة إلى ذلك، نود التنويه بأننا غير قادرين على نقل البيانات إلى سيرفر جديد إذا كان لدى العميل إصدار قديم من “كويك بوكس”.
إغلاق السنة المالية
آلية بسيطة، نتائج دقيقة، وراحة كاملة للمستخدم
يُعد إغلاق السنة المالية من أهم الإجراءات المحاسبية، وغالبًا ما يكون مصدر قلق وضغط في كثير من الأنظمة المحاسبية التقليدية. لكن في برنامج الحناوي ERP، تم تصميم عملية الإغلاق السنوي لتكون عملية بسيطة، مباشرة، وخالية من التعقيد، لأن النظام يعتمد على مبدأ أساسي:
العمل الصحيح يتم طوال السنة، وليس في آخر يوم منها.
أولًا: الفكرة الأساسية لإغلاق السنة المالية في برنامج الحناوي
في برنامج الحناوي، المستخدم لا يحتاج إلى تنفيذ إجراءات معقدة عند نهاية السنة المالية.
لا توجد قيود إقفال يدوية، ولا عمليات ترحيل مرهقة، ولا حسابات متأخرة.
البرنامج يقوم تلقائيًا بالآتي:
ترحيل أرصدة بنود الميزانية العمومية إلى السنة المالية الجديدة كما هي.
إقفال جميع بنود الأرباح والخسائر بشكل كامل.
تحويل صافي نتيجة السنة (ربح أو خسارة) إلى بند الأرباح المتراكمة ضمن حقوق الملكية في الميزانية العمومية.
بمعنى آخر، عند فتح تقارير الأرباح والخسائر في السنة الجديدة:
لا تظهر أي أرصدة على الإيرادات.
لا تظهر أي أرصدة على التكاليف أو المصاريف.
تبدأ السنة الجديدة بأرقام صفرية في قائمة الدخل، بينما تبقى الميزانية العمومية مستمرة.
ثانيًا: كيف يتم إقفال الأرباح والخسائر؟
جميع بنود الأرباح والخسائر، مثل:
الإيرادات
تكلفة المبيعات
المصاريف المباشرة
المصاريف العمومية والإدارية
يتم إقفالها تلقائيًا وتحويل صافي نتيجتها إلى حساب الأرباح المتراكمة ضمن حقوق الملكية في الميزانية العمومية.
ومن هذا الرصيد، يستطيع المستخدم في أي وقت لاحق:
توزيع الأرباح على الشركاء.
تحويل جزء من الأرباح إلى احتياطيات.
إجراء أي معالجة محاسبية أخرى حسب سياسة الشركة.
يتم ذلك من خلال قيود توزيع مستقلة في السنة الجديدة، وليس ضمن عملية الإقفال نفسها.
ثالثًا: تاريخ الإغلاق ومنع الترحيل على السنة المغلقة
من الخطوات المهمة في برنامج الحناوي تحديد تاريخ الإغلاق.
هذا التاريخ يُستخدم لمنع المستخدمين من:
تسجيل عمليات جديدة.
ترحيل قيود محاسبية.
تعديل بيانات تؤثر على السنة المالية المغلقة.
وبذلك يضمن النظام:
سلامة البيانات التاريخية.
منع التلاعب أو التعديل بعد الإغلاق.
حماية القوائم المالية التي تم اعتمادها.
رابعًا: لماذا لا يحتاج المستخدم إلى قيود نهاية سنة؟
في برنامج الحناوي ERP، لا يتم تأجيل المعالجة المحاسبية إلى نهاية السنة، لأن:
المخصصات تُحتسب شهريًا.
المصاريف المدفوعة مقدمًا تُوزع شهريًا.
الاستهلاك للأصول الثابتة يُحتسب شهريًا.
المؤجلات والمعالجات الدورية تكون جاهزة أولًا بأول.
وبالتالي، عند الوصول إلى نهاية السنة:
لا توجد مفاجآت.
لا توجد قيود متراكمة.
لا توجد أعمال طارئة مرهقة.
خامسًا: ما الذي يُطلب من المستخدم قبل إغلاق السنة؟
رغم بساطة عملية الإغلاق، إلا أن هناك مجموعة إجراءات ضرورية يجب على المستخدم تنفيذها لضمان دقة البيانات، وهي مسؤولية مهنية لا يمكن تجاهلها.
التحقق من ترحيل جميع العمليات
يجب التأكد من أن جميع العمليات قد تم ترحيلها وأصبح لها تأثير محاسبي فعلي.
في حال استخدام الترحيل بنظام الحِزم (Batch Posting)، يجب:
مراجعة الحِزم.
اعتمادها.
ترحيلها إلى المحاسبة.
التحقق من ترحيل جميع أنواع المخصصات
يتوجب التأكد من:
ترحيل مخصصات نهاية الخدمة.
ترحيل أي مخصصات أخرى.
ويتم ذلك بسهولة من خلال إجراء موحد بكبسة زر واحدة.
مراجعة تقرير نواقص البيانات والإجراءات
يُعد تقرير نواقص البيانات أو نواقص الإجراءات من أهم التقارير قبل الإغلاق.
هذا التقرير يُظهر:
العمليات غير المكتملة.
الإجراءات التي لم يتم اعتمادها.
البيانات الناقصة التي قد تؤثر على النتائج المالية.
يجب التأكد من معالجة جميع الملاحظات الواردة في هذا التقرير وعدم ترك أي إجراء معلّق.
مراجعة التقارير المالية الرئيسية
قبل الإغلاق، يجب مراجعة:
الأستاذ العام
قائمة الأرباح والخسائر
الميزانية العمومية
ويتميز برنامج الحناوي بوجود خيار ذكي أعلى كل تقرير، يتيح:
إظهار الأرقام غير الطبيعية.
تنبيه المستخدم في حال ظهور حساب بطبيعة مدينة كدائن أو العكس.
وهذا يساعد بشكل كبير في اكتشاف الأخطاء بسرعة.
مطابقة التقارير التحليلية مع الأرصدة
من الضروري التأكد من التطابق بين:
كشف الأصول الثابتة ورصيدها في ميزان المراجعة.
تقرير البضاعة ورصيد المخزون في الحسابات.
تقارير المؤجلات والمصاريف المدفوعة مقدمًا مع أرصدتها.
تقارير الاستهلاك مع الأرصدة المحاسبية.
هذا التطابق هو أحد أهم متطلبات التدقيق المالي، وبرنامج الحناوي يسهّل عملية المراجعة بشكل كبير.
سادسًا: المسؤولية النهائية
في نهاية المطاف، يبقى:
المدير المالي
أو مدير الحسابات
هو المسؤول النهائي عن مراجعة هذه النقاط، والتحقق من دقة البيانات، واعتماد القوائم المالية بناءً على خبرته المهنية.
برنامج الحناوي ERP يوفّر الأدوات، والتنبيهات، والتقارير، والأتمتة، لكن القرار المهني النهائي يبقى بيد الإدارة المالية.
الخلاصة
إغلاق السنة المالية في برنامج الحناوي ERP ليس إجراءً معقدًا، بل نتيجة طبيعية لعمل محاسبي منظم طوال السنة.
النظام يعمل أولًا بأول، والإغلاق يتم بسلاسة، والنتائج تكون دقيقة، والتدقيق يصبح أسهل، دون ضغط أو وجع رأس.
صلاحيات الدخول ومراقبة العمليات المسجلة
يستطيع المستخدم الرئيسي ادمن فقط الوصول إلى إعدادات صلاحيات المستخدمين وتقارير الرقابة على المدخلات.
المستخدم الرئيسي ادمن هو المستخدم الوحيد الذي يدخل على الإعدادات.
كيفية تعيين أو تغيير كلمة مرور المستخدم الرئيسي ادمن في برنامج الحناوي:
لإنشاء كلمة مرور جديدة أو تعديل كلمة المرور الحالية للمستخدم الرئيسي ادمن، يرجى اتباع الخطوات التالية:
- قم بتسجيل الدخول إلى المستخدم الرئيسي ادمن في ملف الشركة.
- انتقل إلى قائمة ملف.
- اختر خيار “تغيير كلمة المرور”.
في حالة نسيان كلمة مرور المستخدم الرئيسي أدمن، يرجى التواصل مع فريق دعم برنامج الحناوي عبر إرسال بريد إلكتروني رسمي. سيقوم فريق الدعم بالتواصل معكم لإيجاد كلمة المرور في ملف الشركة.
يمكنك العثور على تفاصيل الاتصال بفريق الدعم على الموقع الإلكتروني في نهاية هذه الصفحة.
بإمكان المستخدم الرئيسي أدمن، إنشاء المزيد من المستخدمين وفقًا لعدد التراخيص التي قمت بشرائها.
لإنشاء أو تعديل المستخدمين، يرجى اتباع الخطوات التالية:
- تسجيل الدخول كـ (مستخدم الرئيسي أدمن).
- الانتقال إلى قائمة (ملف).
- اختيار (إعدادات الشركة).
- اختيار (إعدادات صلاحيات الدخول).
عند إجراء عملية إضافة مستخدم أو تعديله، لا تنسى تفعيل ان تكون حالة المستخدم فعال وكذلك اختيار الشركات الصحيحة التي يعمل عليها المستخدم.
لإعداد صلاحيات المستخدم في ملف الشركة، انقر على زر “إعداد صلاحيات المستخدم” من قائمة المستخدمين كما هو موضح سابقًا.
ستظهر القائمة ادناه متضمنة جميع قوائم البرنامج. يمكنك التحكم في صلاحيات الوصول لكل قائمة او إسم باختيار أو عدم اختيار مربعات الخاصة بالسماح.
إذا قمت بتحديد مربع “السماح”، فسيتمكن المستخدم من الوصول إلى هذا الإجراء، وإذا قمت بإلغاء التحديد، فلن يتمكن من الوصول إليه.
للوصول الى تقرير لمعرفة الصلاحيات، يرجى مشاهدة الشاشة ادناة.
في هذا التقرير، يمكنك:
- بحث او فلتر المستخدمين وعرض الصلاحيات الممنوحة لهم.
- تصدير القائمة إلى اكسل وطباعتها.
لرؤية تتبع العمليات المسجلة من قبل كل مستخدم في برنامج الحناوي، اتبع الخطوات التالية:
- انتقل إلى قائمة (ملف).
- اختر (تتبع تدقيق جميع الأنظمة باستثناء نظام شؤون الموظفين والرواتب).
- اختر (تتبع تدقيق نظام شؤون الموظفين والرواتب).
يقدم هذا التقرير للمستخدم نظرة شاملة على نشاط المستخدمين الآخرين داخل برنامج الحناوي.
يحتوي التقرير على عدة تبويبات لعرض المعلومات بطرق مختلفة:
- ملخص حسب المستخدم: يعرض هذا التبويب قائمة بالمعاملات الإجمالية (بما في ذلك الإنشاء والتعديل والحذف) لكل مستخدم.
- ملخص حسب الإجراء: يركز هذا التبويب على أنواع المعاملات التي قام بها المستخدمون، ويظهر عددًا إجماليًا لكل إجراء (إنشاء، تعديل، حذف) لكل نوع من أنواع المعاملات.
- تفصيلي: يعرض هذا التبويب قائمة مفصلة بكل معاملة فردية، بما في ذلك المستخدم الذي قام بها، ونوع المعاملة، وتاريخها، والبيانات المتأثرة بها.
بملاحظة هذه التبويبات المختلفة، يستطيع المستخدم:
- معرفة أي المستخدمين يقومون بأكبر عدد من المعاملات في النظام.
- تحديد أنواع المعاملات الأكثر شيوعًا في النظام.
- اكتشاف أي تعديلات أو حذوف غير معتادة للمعلومات.
هذه المعلومات القيمة تساعد المستخدمين على فهم أفضل لكيفية استخدام برنامج الحناوي، ولضمان سلامة واكتمال البيانات داخل النظام.
