نظام الكراج والصيانة - دليل الاستخدام
نظرة عامة على نظام الكراج
الإعدادات
تعد ميزة الاعدادات ضروريه لوضع لوائح الشركة وترتيباتها وسياسة التحكم الخاصة بها.
قبل تسجيل أي عمليات يجب على المستخدم إعداد ملف الشركة.
إذا لم يتم إجراء هذه الإعدادات فقد يجد العميل أن النتائج لا تتوافق مع سياساته ويحتاج إلى إعادة إدخال عملياته.
ولذلك تعتبر الإعدادات حيوية عند استخدام البرنامج من المهم جدًا أن نفهم هذا يعد نظام الإعداد أهم خطوة ويجب إجراؤها قبل استخدام البرنامج.
قم بتسهيل عملية الكراج الخاصة بك مع HINAWI ERP
الإعدادات هي النظام الأكثر فعالية وحيوية. فهو يسمح لك بوضع القواعد والمتطلبات وفقًا لسياسة شركتك. برنامجنا قابل للتخصيص لأي عمل وفقًا لمتطلباته. لدينا إعدادات مرنة لكل نظام على حدة.
يحتوي البرنامج على إعداد محدد مسبقًا لكل نظام، مثل الممارسة المعتادة للشركات، مما يسمح للمستخدم باستخدام البرنامج بسرعة. تحتوي هذه النظام على قائمة مرجعية تقيس مدى سيطرة المستخدمين على الوظيفة. إذا كانت نافذة التحكم في نشر الإعداد مفتوحة، فلن يسمح النظام للمستخدم بحفظ المهمة ما لم يتبع الإجراء الذي يحدده المسؤول.
فيما يلي مثال على إعدادات نظام الكراج: -
- حسابات القبض لفواتير الائتمان.
- حدد الحسابات الخاصة بأصناف المواد المتنوعة والمؤجرة من الباطن ومواد الطلاء.
- حدد الحساب لعناصر الخصم.
- حدد الحساب النقدي للفاتورة النقدية.
- قم بتحديد نموذج الطباعة لبطاقة المهمة مسبقًا.
- حدد اسم الطابعة مسبقًا لطباعة بطاقة المهمة.
تحكم داخلي:-
يمكن للمستخدم المشرف القيام بالرقابة الداخلية على المستخدمين من خلال ما يلي:-
- إعداد الوصول إلى قائمة المستخدمين - يقع ضمن قائمة الملف>> إعداد الشركة>> إعداد الوصول إلى قائمة المستخدمين.
- التحكم في النشر على الإدخالات - يقع ضمن قائمة الملف>> إعداد التحكم في النشر.
تذكير:-
تذكير بتاريخ انتهاء تسجيل المركبة.
المرونة:-
تضيف جميع الخيارات المذكورة أعلاه المزيد من المرونة للمستخدمين الإداريين لبناء سياسة الشركة. المستخدم الإداري هو صاحب القرار في بناء احتياجات الشركة دون أي رسوم إضافية من الحناوي توفر الكثير من الوقت.
يساعد خيار الاستيراد المستخدمين على البدء فورًا في استخدام برنامج الحناوي. لا يحتاج المستخدمون إلى الانتظار أشهر أو سنوات لتشغيل البرنامج.
قائمة المركبات:
تتيح هذه الميزة للمستخدم تسجيل جميع المركبات التي عملت معها شركة Garage تتضمن المعلومات المسجلة رقم الهيكل (VIN) ونوع السيارة والمحرك والعلامة التجارية وما إلى ذلك يمكن لمستخدم النظام التصدير إلى Excel أو طباعة القائمة كتقرير.
بطاقات الوظيفة:
يمكن لمستخدم النظام إنشاء بطاقات وظيفية يمكن أن تتيح هذه الميزة للمستخدمين تسجيل جميع البيانات المتعلقة بالوظائف التي يتم تنفيذها في المرآب على مركبة معينة تتضمن بيانات مثل التفاصيل الأساسية للعملاء والمعلومات الأساسية للمركبة (يقرأ النظام قائمة المركبات ويقوم تلقائيًا بملء المعلومات المناسبة لحقول معلومات المركبة الأساسية في بطاقة الوظيفة.)، ويتضمن أيضًا معلومات الخدمة التي يسجل الخدمة التي تحتاجها السيارة مثل الوظيفة المنجزة على السيارة والمبلغ الواجب دفعه مقابل تلك الخدمة وما إلى ذلك.
تعيين الموظفين لبطاقة الوظيفة:
يمكن لمستخدمي النظام تعيين وظيفة لموظف معين تسمح هذه الميزة بتعيين الموظفين في وظيفة محددة وإظهار قائمة الموظفين غير المعينين وتتضمن أيضًا بيانات حول الوظيفة التي يؤديها الموظف مثل الساعات المخصصة لتلك الوظيفة وحالة الوظيفة (تتيح هذه الميزة للمستخدم تتبع حالة الوظيفة إذا كانت الحالة "تم إنجاز المهمة" فسيتم تحديد يجب أن تتم الموافقة على بطاقة العمل حتى يتمكن المستخدم من إنشاء فاتورة الإرسال/الائتمان.) وما إلى ذلك.
بطاقة الوظيفة المعتمدة:
يجب على المستخدم الموافقة على الوظيفة لتمكين إنشاء الفاتورة النقدية/الائتمانية يجب أن تكون حالة كل خدمة في بطاقة العمل "تم".
فاتورة النقد/الائتمان:
يمكن لمستخدمي النظام إنشاء فواتير نقدية/ائتمانية لعملائهم.
ملحوظة:
تتم قراءة كافة الأنشطة من الإعداد.
ولأن المحاسب يحتاج إلى طباعة كافة القيود في النظام مثل المدفوعات والتحصيلات والفواتير وإيصالات البضائع...إلخ، فقد أنشأنا خيار السماح للمستخدم ببناء النماذج الخاصة به للطباعة دون رسوم إضافية علاوة على ذلك قمنا بإعداد نماذج محددة مسبقًا لجميع الأنشطة لتوفير وقت المستخدم
يمكن للمستخدم المشرف القيام بالرقابة الداخلية على المستخدمين من خلال ما يلي:-
- توجد عناصر التحكم في النشر ضمن قائمة الملف>> إعداد التحكم في النشر
- يقع مستوى وصول المستخدم ضمن قائمة الملف>> إعداد الشركة>> إعداد الوصول إلى قائمة المستخدمين يمكن للمستخدم الإداري السماح للمستخدم بإنشاء المعاملات ولكن لا يمكن تعديلها أو الموافقة ولكن لا تدفع أو لقراءة التقارير فقط….الخ
- بشكل افتراضي لا يمكن للمستخدم تغيير المعاملات عند الموافقة عليها.
يحدد تقرير نشاط المستخدم القائمة ويقرأ كل تغيير في كل معاملة ويسرد التاريخ والوقت. - وتتوفر العديد من إعدادات التحكم الداخلي في البرنامج
يرجى الذهاب إلى قائمة القائمة، ثم تحديد القائمة العامة.
كما يوفر برنامج الحناوي للمستخدمين القدرة على عرض تقارير الكراج تعتبر هذه التقارير فريدة من نوعها حيث أنها تلخص كافة بطاقات الوظائف بالتفصيل وتقارير الموظفين سواء كانت مختصرة أو مفصلة وقائمة الفواتير الصادرة وتقرير العميل وتقارير المركبات كما يمكن تصفيتها وتخصيصها وتصديرها إلى Excel وطباعتها إذا لزم الأمر توضح الفئات والفئات الفرعية أدناه تسمية وترتيب تقارير Garage المتبعة في برنامج حناوي
➢ بطاقة العمل
قائمة بطاقات العمل التي تم إنشاؤها
قائمة بطاقة الوظيفة المخصصة
قائمة بطاقة العمل المكتملة
كل قائمة بطاقات الوظائف (مع الحالة)
حالة بطاقة الوظيفة - ملخص
حالة بطاقة الوظيفة - تفصيلية
تكلفة بطاقة العمل
➢ التقارير المختصرة للموظفين
بواسطة الموظف
من قبل وزارة
➢ تقرير مفصل عن الموظف
بواسطة الموظف
حسب الخدمة
الجميع
➢ قائمة الفواتير الصادرة
فاتورة مسبقة
فاتورة
➢ تقرير العملاء
عنوان العميل وقائمة الهاتف
➢ تقارير المركبات
قائمة المركبات
تاريخ المركبة
